Stel je organisatie treffend voor met een boilerplate

 

Een goede boilerplate schrijven is een uitdaging. Met die korte maar krachtige tekst moet je de aandacht van journalisten en je doelpubliek vestigen op jouw organisatie. Maak je boilerplate daarom relevant en voldoende specifiek. Hieronder vind je enkele tips.

Wat is een boilerplate?

Een boilerplate is een korte omschrijving van een organisatie of bedrijf. De tekst staat doorgaans onderaan een persbericht en geeft journalisten meer informatie over de verzender van het persbericht. Maar door zijn bondigheid is een boilerplate ook handig in andere documenten, zoals brochures of de Over ons-pagina op je website.

Waarom heb je een boilerplate nodig?

Een boilerplate geeft journalisten meteen een goed beeld van je organisatie. Ze verwachten dit stukje tekst onderaan je persbericht en kunnen aan de hand van het tekstje inschatten of je bericht nieuwswaardig is. Een goede boilerplate is dan ook een uitstekende manier om hun aandacht te trekken.

Daarnaast stelt een boilerplate je organisatie voor aan klanten en prospecten. Zij ontdekken je organisatie via het nieuwsartikel dat de journalist publiceert, of bijvoorbeeld via je brochure. Wanneer je die bondige, heldere voorstelling hergebruikt, vergroot dat de herkenbaarheid. Als je een meertalige organisatie hebt, bespaar je zo ook vertaalkosten.

Hoe schrijf je een goede boilerplate?

Nu je weet waarom een boilerplate zinvol is, begint het echte werk. Ik loods je er stap voor stap doorheen met onderstaande tips.

1.      Bepaal wat jouw organisatie interessant maakt

In mijn ogen is de absolute prioriteit van je persbericht, en dus ook je boilerplate, om de aandacht van journalisten te trekken. Journalisten worden elke dag overspoeld door een massa berichten. Toon dus dat je bericht nieuwswaarde heeft. Dat kan op drie manieren:

  1. Je organisatie brengt vernieuwende producten of diensten op de markt, of pakt een bestaande dienst anders aan.

Een goed voorbeeld zijn bedrijven zoals Samsung of Apple die regelmatig innovatieve producten op de markt brengen. Wanneer zij een persbericht de wereld in sturen, is de kans groot dat het door journalisten wordt opgepikt, vanwege de duidelijke nieuwswaarde.

Samsung Electronics Co., Ltd. inspireert de wereld en geeft onze toekomst vorm met innovatieve ideeën en technologieën. Het bedrijf herdefinieert de wereld van televisies, smartphones, wearables, tablets, digitale toepassingen, netwerksystemen, opslag, system LSI, halfgeleiders en LED-oplossingen.

Ga voor meer informatie naar onze website www.samsung.com/be/aboutsamsung.

  1. Je organisatie heeft een grote maatschappelijke impact door haar omvang of missie.

Een goed voorbeeld daarvan is de KU Leuven, die in haar boilerplate aangeeft dat ze de grootste universiteit van België is.

De KU Leuven werd opgericht in 1425 en is naast één van de oudste ook de meest innovatieve universiteit van Europa (Reuters). Met haar 58 000 studenten en meer dan 20 000 medewerkers is zij bovendien de grootste universiteit van België. Vijftien faculteiten bieden bachelor- en masteropleidingen aan op 10 locaties in Vlaanderen. De verschillende klemtonen en aanpak op de campussen zorgen voor een grote variatie in het onderwijsaanbod. De opleidingen zijn gebaseerd op het onderzoek van meer dan 7000 wetenschappers. Als medeoprichter van de League of European Research Universities (LERU) is KU Leuven zowel nationaal als internationaal een toonaangevende onderzoeksinstelling.
  1. Je organisatie is actief in de regio of sector van de journalist.

Heel veel organisaties mikken op de grote media, maar de lokale krantenpagina’s of vakbladen hebben misschien wel een grotere impact op jouw doelgroep. Bovendien worden lokale berichten soms opgepikt door de grotere media. Ga eens na welke lokale of vakjournalisten in jouw omgeving werken en pas je boilerplate aan hen aan.

Bekijk voor je begint te schrijven in welke categorie jouw organisatie zit. Iedereen wil tot de eerste behoren, maar besef dat dit niet nodig is om de aandacht van journalisten te trekken. Als je weet tot welke categorie je behoort, kan je veel beter de juiste feiten voor je boilerplate selecteren.

2.      Vul de 5 W’s in

In een volgende stap verzamel je zoveel mogelijk relevante feiten over je organisatie. Het is daarbij handig om de 5 W’s aan te vullen:

  • Wie?

Wie is je organisatie? Wie zijn je klanten? Hoeveel werknemers zijn er binnen je organisatie? Heb je belangrijke aandeelhouders of oprichters met wie je graag uitpakt?

  • Wat?

Welke diensten en producten bied je aan? Welke prijzen, erkenningen of certificaten heeft je organisatie behaald? Wat is het marktaandeel, de omzet … van je onderneming?

  • Waar?

Waar is je organisatie actief? Hoeveel vestigingen heeft ze?

  • Wanneer?

Hoe lang bestaat de organisatie? Sinds wanneer groeit ze snel, of maakt ze een bepaald product?

  • Waarom?

Wat is de missie van je organisatie? Het antwoord op deze vraag geeft meestal de unieke positie van je organisatie weer.

De 5 W’s worden vaak aangevuld met ‘Hoe?’ Welke specifieke aanpak heeft je organisatie? Een mooi voorbeeld daarvan vinden we bij Triodos Bank, dat resoluut voor duurzaamheid kiest.

Triodos behoort tot de belangrijkste duurzame banken ter wereld. Het is onze opdracht om het geld te gebruiken voor positieve veranderingen op sociaal, cultureel en ecologisch vlak.

Triodos Bank NV, opgericht in 1980, is een onafhankelijke bank die staat voor duurzaam en transparant bankieren met vestigingen in Nederland, België, het Verenigd Koninkrijk, Spanje en Duitsland.

Triodos Bank financiert bedrijven, organisaties en projecten met een meerwaarde op sociaal, milieu en cultureel gebied daartoe in staat gesteld door spaarders en beleggers die kiezen voor een duurzame samenleving. De bank is wereldwijd een autoriteit op het gebied van microfinanciering in ontwikkelingslanden.

3.      Wees zo specifiek mogelijk

Je mag zeggen dat jouw bedrijf het grootste binnen zijn sector is, als dat zo is. Maar je boilerplate zal veel sterker zijn als je daar concrete cijfers tegenover zet. Bijvoorbeeld, hoe groot is het marktaandeel van je bedrijf? Hoeveel mensen werken er? Welke omzet wordt elk jaar gehaald? Staaf je stellingen met cijfers, prijzen, certificaten of referentieprojecten. Wees specifiek. Zo zien journalisten meteen wat jouw organisatie uniek maakt.

4.      Integreer de juiste zoekwoorden

Search Engine Optimization of SEO speelt ook buiten je website een rol. Journalisten zullen de termen die je in je boilerplate gebruikt, overnemen in hun artikel. Die termen komen in het artikel vlak bij de naam van jouw organisatie te staan. Omdat de meeste artikels tegenwoordig ook online verschijnen, zal de combinatie van de naam van je organisatie met de juiste zoekwoorden de geloofwaardigheid van je organisatie bij Google vergroten en de website van je organisatie een hogere rangschikking in de zoekresultaten opleveren. Ga dus na welke zoekwoorden cruciaal zijn voor je organisatie en weef ze door je boilerplate. We zagen een voorbeeld daarvan bij Samsung, maar ook deze boilerplate van Trivec lijst alle relevante zoekwoorden op:

Trivec is een vooraanstaande leverancier van kassatechnologie op de Europese hospitality-markt. De oplossingen van het bedrijf optimaliseren de betalingen en vereenvoudigen het beheer van de activiteiten van restaurants, cafés en hotels. Trivecs ruime software- en hardwareaanbod omvat kassa’s, betaalterminals, draagbare toestellen en drankverdelingssystemen, met flexibele opties om functies voor reserveringen, financiën, personeel, inkopen en voorraden te integreren. Trivec werd in 1993 opgericht en bedient lokaal meer dan 7.000 klanten vanuit kantoren in Zweden, Noorwegen, België en Frankrijk.

Meer informatie vind je op: www.trivec.be.

5.      Vermijd jargon

Journalisten, en bij uitbreiding hun lezers, moeten meteen kunnen begrijpen wat je organisatie doet en wat haar zo bijzonder maakt. Vermijd dus jargon en probeer dingen helder uit te leggen. Woorden als ‘disruptive’ of ‘agile’ klinken misschien hip, maar wie heeft er wat aan als je boilerplate vol van dergelijke buzzwoorden staat en nergens duidelijk wordt waarom je organisatie vernieuwend of flexibel is?

6.      Bouw je tekst op

Hoewel elke boilerplate anders is, vind je telkens min of meer dezelfde structuur terug. Een boilerplate begint typisch met een zin als: |naam organisatie| |maakt/levert| |producten/diensten| voor |klanten|. Daarna volgen details, zoals cijfers, de werkwijze van de organisatie … In het tweede deel van de boilerplate plaats je de kenmerken die je organisatie uniek maken, je positie. Afsluiten doe je met een duidelijke call to action. Je wil namelijk dat je persbericht en boilerplate een bepaald doel bereiken: een telefoontje van klanten, een bezoek aan je website … Denk goed na over wat je de lezers wil laten doen en plaats de juiste links onderaan je boilerplate.

Een punt waarover weleens gediscussieerd wordt, is de lengte van de boilerplate. De korte omschrijving van je organisatie moet bondig en tegelijk voldoende interessant zijn. De boilerplate van Oxfam-Wereldwinkels bijvoorbeeld is wel heel kort:

Oxfam-Wereldwinkels is een democratische vrijwilligersbeweging die door haar strijd voor een rechtvaardige wereldhandel opkomt voor ieders recht op een menswaardig leven.

In feite is het gewoon de missie. De boilerplate van Telenet is dan weer lang (192 woorden!) en verwarrend:

Als aanbieder van entertainment- en telecommunicatiediensten in België is Telenet Group steeds op zoek naar de perfecte beleving in de digitale wereld voor zijn klanten. Het bedrijf spitst zich onder de merknaam Telenet toe op het aanbieden van digitale televisie, hogesnelheidsinternet en vaste en mobiele telefoniediensten aan residentiële klanten in Vlaanderen en Brussel.

Onder de merknaam BASE levert het mobiele telefonie in België. De afdeling Telenet Business bedient de zakelijke markt in België en Luxemburg met connectiviteits-, hosting- en security oplossingen. Meer dan 3000 medewerkers hebben samen 1 doel voor ogen: leven en werken eenvoudiger en aangenamer maken.

Telenet Group is een onderdeel van Telenet Group Holding nv en is genoteerd op Euronext Brussel onder ticker symbool TNET. Voor meer informatie, surf naar www.telenet.be.

Liberty Global – één van ’s werelds grootste geconvergeerde video-, breedband- en communicatiebedrijven – innoveert en versterkt mensen in zes landen in Europa om optimaal gebruik te maken van de digitale revolutie. Liberty Global bezit een rechtstreeks belang van 57,9% in Telenet Group Holding SA/NV (exclusief eventuele eigen aandelen die deze laatste van tijd tot tijd in zijn bezit heeft).

De newsroom van BASE vind je via press.base.be.

Besef dat de goede voorbeelden rond de 100 woorden liggen. Bedenk dat ze heel wat precieze informatie geven, waardoor je direct weet wat hen uniek maakt. Probeer het dus bij die 100 woorden te houden. Een beetje meer kan geen kwaad, zolang je nieuwswaardige zaken vertelt. Een beetje minder is wellicht een gemiste kans.

7.      Schrijf in dezelfde persoon

Ten slotte besteed je de nodige aandacht aan de coherentie van de tekst. Je wil natuurlijk enthousiast over je organisatie schrijven. Dan duiken er al vlug constructies als deze op: “Bedrijf X maakt producten van het type Y. Onze producten zijn …”. Je schakelt meteen over van de derde persoon enkelvoud naar de eerste persoon meervoud en schakelt later waarschijnlijk nog eens terug. Probeer één persoon doorheen de hele tekst te gebruiken. Het zorgt voor duidelijkheid. Gebruik je de boilerplate in verschillende media? Pas dan de persoon aan het medium aan. Voor persberichten is dat typisch de derde persoon enkelvoud. Voor je website of brochure neem je liever de eerste persoon meervoud. Het gaat om een kleine aanpassing van je tekst, zonder dat hij aan herkenbaarheid inboet.

Kortom, wees origineel en helder

Elke organisatie is uniek, en daarom zou ook elke boilerplate uniek moeten zijn. Zoek gerust naar goede voorbeelden bij belangrijke spelers in je sector, maar kopieer hen niet. Bekijk eerst wat jouw organisatie nieuwswaardig maakt en onderscheid je van de concurrentie. Dat doe je door de juiste feiten naar voren te halen, de aanpak van je organisatie toe te lichten en helder te schrijven. Kort maar krachtig. Een boilerplate is trouwens geen onveranderlijk sluitstuk. Net als je organisatie zal hij evolueren. Bewaar in ieder geval het overzicht over de wijzigingen. Anders eindig je met een lange, verwarrende en dus zinloze boilerplate.